Ma trận Eisenhower là gì? Cách áp dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian và công việc hiệu quả

KHÁI QUÁT VỀ MA TRẬN EISENHOWER

Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Ma trận khẩn cấp – quan trọng là một cách để sắp xếp các công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, vì vậy người sử dụng có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc quan trọng nhất của mình một cách hiệu quả.

“Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không khẩn cấp”.

Đây chính là công cụ quản lý thời gian khá phổ biến trên thị trường quốc tế nhưng có lẽ ở thị trường Việt Nam, khái niệm này vẫn còn khá mới mẻ.

Thông thường, ma trận Eisen được xây dựng người sử dụngg việc phân tách thành 4 góc:

• Góc 1: Làm trước;
• Góc 2: Lịch trình;
• Góc 3: Ủy quyền;
• Góc 4: Xóa.

CÁCH SỬ DỤNG MA TRẬN EISENHOWER

Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Người sử dụng cần liệt kê những nhiệm vụ họ phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian của họ. Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.

• Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
• Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên giao cho người khác).
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Điều tuyệt vời nhất của ma trận Eisenhower là nó có thể sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch cho cả tuần) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn (kế hoạch trong ngày).

Cấp độ 1 (P1): Quan trọng, khẩn cấp

Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay. Đây đều là những việc phải làm ngay trước tiên. Các công việc ở nhóm này sẽ chiếm khoảng 15-20% thời gian để làm và có các dấu hiệu nhận biết dưới đây:

• Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…
• Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…
• Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…

Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2. Và nếu các người sử dụng không muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa sổ loai việc này trong P1.

Ví dụ: sếp giao cho người sử dụng việc A cần làm gấp trong hôm nay, tuy nhiên họ thấy công việc A này sếp giao nó gần giống với việc A+ mà họ đã lên kế hoạch vào ngày mai, vậy nên họ sẽ thương lượng với Sếp có thể lùi cho mình sang ngày mai được không. Nếu sếp đồng ý thì người sử dụng đã chuyển được việc đó sang P2, còn không thì bắt buộc cần làm ngay vì nó là P1.

Cấp độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp

Để quản lý thời gian tốt, người sử dụng cần dành nhiều thời gian cho ô này. Chúng thường không khẩn cấp, thường chiếm 60-65% khoảng thời gian dành cho công việc. Đối với, những việc ở nhóm này, mọi người cần tập trung làm việc và đầu tư nhiều thời gian hơn so với các nhóm còn lại. Nếu công việc nào cần thời gian hoàn thành càng lâu thì mức độ quan trọng của việc đó càng lớn và ngược lại. Bao gồm một số công việc như:

• Lập kế hoạch kinh doanh theo tuần, tháng, quý hoặc năm.
• Họp phòng kinh doanh đầu tuần/ tháng, họp cuối tuần/ tháng.
• Xử lý công nợ khách hàng/ nhà cung cấp.
• Tuyển dụng
• Đào tạo nhân viên

Nếu người sử dụng đang làm việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1 trước. Sau khi người sử dụng giải quyết xong các việc P1, họ tiếp tục hoàn thành việc P2. Nên để việc P2 hình thành như một thói quen!

Các việc thuộc nhóm P2 người sử dụng bắt buộc phải làm, tuy nhiên có thể kết hợp giao việc cho cấp dưới.

Cấp độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp

Những việc này chẳng có gì quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến người sử dụng không thể kiểm soát được, thường mất khoảng 10-15% quỹ thời gian làm việc để hoàn thành. Người sử dụng cần phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.

Những công việc khẩn cấp và không quan trọng sẽ có những dấu hiệu sau:

• Được người khác ủy quyền giải quyết và không thuộc trách nhiệm của mình.
• Phát sinh từ các phần việc nhỏ.
• Phản hồi thư, email hoặc những cuộc họp, trao đổi ngắn.

Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp

Mọi người không nên để những việc ở nhóm này chiếm dụng quá nhiều khoảng thời gian làm việc và chỉ nên dành ra 5% để giải quyết. Chúng tiêu tốn thời gian của người sử dụng mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.

Một số công việc không quan trọng, không khẩn cấp có thể kể đến như:

• Tán gẫu cùng người sử dụng bè.
• Những cuộc gọi kéo dài.
• Các hoạt động giải trí.
• Làm những việc không mục đích.

LỢI ÍCH CỦA MA TRẬN EISENHOWER

Trong cuộc sống, nhiều người thường rơi vào trường hợp phải hoàn thành khối lượng lớn công việc trong khoảng thời gian có hạn. Vì thế, hệ quả là những người đó sẽ rơi vào trạng thái căng thẳng, áp lực. Những việc cần làm trong Todolist quá nhiều dẫn đến trật tự làm việc bắt đầu đảo lộn, làm việc kém hiệu quả.

Lúc này, phương pháp ma trận thời gian sẽ hỗ trợ loại bỏ những việc không cần thiết. Khi áp dụng phương pháp này, người sử dụng sẽ phải đặt ra câu hỏi rằng các công việc này có cần thiết phải làm và việc gì cần phải giải quyết nhanh chóng. Nhờ đó, mọi người có thể tập trung làm những việc quan trọng, khẩn cấp nhất và thời gian làm việc được tối ưu.

CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MA TRẬN EISENHOWER

Để áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả thì thời gian đầu người sử dụng nên xây dựng theo ngày để thấy được ngay kết quả và dần dần hình thành thói quen. Sau đó có thể làm theo tuần hoặc tháng.

Bước 1: Lập danh sách đầy đủ những công việc cần làm và tránh bỏ sót, dư thừa.

Bước 2: Suy nghĩ kỹ và sắp xếp từng công việc vào 4 nhóm sau:

• Việc khẩn cấp, quan trọng.
• Việc quan trọng, không khẩn cấp.
• Việc khẩn cấp, không quan trọng.
• Việc không quan trọng, không khẩn cấp.

Bước 3: Bắt đầu làm việc theo thứ tự ưu tiên các nhóm

• Cấp độ 1 – Việc khẩn cấp và quan trọng.
• Cấp độ 2 – Việc quan trọng, không khẩn cấp.
• Cấp độ 3 – Việc khẩn cấp, không quan trọng.
• Cấp độ 4 – Việc không quan trọng, không khẩn cấp.

CÁC LƯU Ý KHI LẬP MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN

Khi thực hiện lập ma trận Eisenhower để quản lý thời gian của người sử dụng thân, họ nên ghi nhớ những lưu ý sau:

• Tối ưu hóa công việc: Hãy liệt kê, loại bỏ những việc thừa và sắp xếp những việc cần thiết nhất trước khi đưa vào ma trận thời gian. Nhờ đó, khối lượng công việc sẽ được tối ưu hóa.
• Phân biệt quan trọng và khẩn cấp: Cần phải hiểu rõ sự khác nhau giữa quan trọng và khẩn cấp để có thể phân chia công việc vào nhóm phù hợp. Nếu không hiểu rõ hai tiêu chí này thì rất dễ dẫn đến trường hợp bị rối khi làm việc và không mang lại hiệu quả.
• Định hướng rõ mục đích: Sử dụng ma trận sẽ vô ích nếu không xác định mục đích khi làm việc. Vì vậy, người dùng cần có định hướng rõ ràng mục đích của mình trước khi sử dụng ma trận để đem lại hiệu quả tốt nhất.

Qua bài viết này, rất hy vọng bạn đã có cho mình thêm những kiến thức phục vụ cho doanh nghiệp của mình.