7 công cụ quản lý chất lượng mới (7 New Tools) là gì? Phân biệt 7 công cụ quản lý chất lượng mới và 7 công cụ quản lý chất lượng cũ?

TỔNG QUAN VỀ 7 CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG MỚI (7 NEW TOOLS)

Ngày nay, quản lý chất lượng là một công việc mà tất cả mọi người, mọi khâu trong doanh nghiệp cần quan tâm, từ khâu lập kế hoạch, thiết kế, xây dựng sản phẩm đến khâu bán hàng hay dịch vụ sau bán. Việc áp dụng quản lý chất lượng vào quá trình nghiên cứu được xem là xu hướng mới. 

Ngay từ sau Thế chiến thứ 2, các kỹ sư Nhật Bản đã sáng tạo ra công cụ quản lý chất lượng với mục đích phục hồi và phát triển các doanh nghiệp sản xuất bởi những tổn thất nặng nề do chiến tranh để lại. Theo đó, hệ thống 7 công cụ thống kê trong phương pháp quản lý chất lượng đã được ứng dụng rộng rãi trong mọi loại hình doanh nghiệp tại Nhật. Sau này, chúng được gọi tắt là Q7 và được sử dụng rộng rãi và phổ biến trên toàn thế giới bên cạnh triết lý Kaizen.

Tuy nhiên, khi nền sản xuất càng phát triển, nhu cầu truyền đạt thông tin và lập kế hoạch sản xuất trong mỗi doanh nghiệp cũng ngày càng lớn. Điều này thôi thúc các doanh nghiệp Nhật Bản lựa chọn các công cụ mới để thúc đẩy quá trình đổi mới cho các dự án lớn. Vì thế, một nhóm các nhà khoa học đã nghiên cứu và phát triển bảy công cụ kiểm soát chất lượng mới hay còn được gọi là 7 công cụ quản lý chất lượng mới (7 New Tools – N7).

CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG MỚI (7 NEW TOOLS)

2.1. Biểu đồ tương đồng (Affinity Diagram)

Đây là loại biểu đồ sẽ liệt kê một số lượng lớn các ý tưởng và gộp các ý tưởng thành một nhóm dựa vào các mối quan hệ tự nhiên của chúng.

Lợi ích của biểu đồ tương đồng

• Biểu đồ cho phép sắp xếp các vấn đề, các ý tưởng sáng tạo của nhóm một cách logic, trật tự quan hệ và xuất hiện của chúng. Theo đó mọi vấn đề phức tạp trong tổ chức sẽ trở nên dễ dàng hơn, giúp cho ban quản trị nắm bắt tình trạng của mọi sự kiện đang diễn ra.
• Bên cạnh đó, việc áp dụng biểu đồ quan hệ cũng giúp doanh nghiệp xác định sự ưu tiên một cách chính xác và có thể nhận rõ vấn đề bằng cách chỉ ra mối quan hệ giữa các sự kiện.

Cách áp dụng biểu đồ tương đồng

Bước 1: Xác định các mục tiêu kỳ vọng chưa đạt được.

Bước 2: Xác định một cách ngắn gọn nguyên nhân của những kết quả chưa đạt được. Cần làm rõ nguyên nhân chính, nguyên nhân sơ cấp và thứ cấp dựa trên mối quan hệ nhân quả.

Bước 3: Các thành viên cùng thảo luận từng nguyên nhân và quyết định đâu là nguyên nhân quan trọng nhất.

Bước 4: Trên sơ đồ quan hệ vừa xác định, tổng hợp và báo cáo các vấn đề cũng như nguyên nhân gây ra.

2.2. Biểu đồ tương quan (Interrelationship Digraph)

Biểu đồ tương quan cho phép hiển thị mối quan hệ nguyên nhân và kết quả. Từ đó giúp nhà quản trị có thể phân tích các liên kết tự nhiên giữa các khía cạnh khác nhau trong tổng thể vấn đề phức tạp.

Lợi ích của biểu đồ tương quan

• Cho phép phát hiện các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải thông qua việc thu thập dữ liệu từ chính tình trạng hỗn độn và sắp xếp thành các nhóm tương đồng. Chính điều này giúp bộ phận quản trị có thể quan sát rõ nét bản chất của vấn đề, từ đó tìm đúng phương hướng giải quyết.

Cách áp dụng biểu đồ tương quan

Bước 1: Xác định vấn đề.

Bước 2: Tập hợp toàn bộ thông tin liên quan tới vấn đề thông qua nhiều phương pháp và cách thức tìm kiếm khác nhau.

Bước 3: Ghép cặp các nhóm thông tin có mối quan hệ gần gũi và tương đồng với nhau.

Bước 4: Sắp xếp vị trí các thẻ tương đồng trên một biểu đồ chung nhằm đảm bảo việc quan sát trở nên dễ dàng hơn.

Quản lý chất lượng đóng vai trò hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Không ngừng đảm bảo, cải tiến chất lượng sản phẩm và dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng là một nhiệm vụ quan trọng thiết yếu. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp quản lý và cải tiến chất lượng. Đón đọc bài viết: 101 điều cần biết về quản lý chất lượng để tìm hiểu các phương pháp quản lý và cải tiến chất lượng cho doanh nghiệp.

2.3. Biểu đồ hình cây (Tree Diagram)

Đây là hệ thống tập hợp các kế hoạch và phương pháp triển khai đi theo dòng tư duy từ tổng quát sang chi tiết, cụ thể hơn.

Lợi ích của biểu đồ hình cây

Việc áp dụng mô hình hình cây giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng hệ thống chiến lược để giải quyết vấn đề một cách logic hơn, tránh bỏ sót bất kỳ vấn đề dù là nhỏ nhất.

Cách áp dụng biểu đồ hình cây

Bước 1: Tập hợp các vấn đề cần được giải quyết.

Bước 2: Xác định và liệt kê các trở ngại ảnh hưởng đến việc thực hiện các mục tiêu kể trên.

Bước 3: Thảo luận các biện pháp tức thời để đạt được mục tiêu kể trên. Lưu ý, doanh nghiệp chỉ nên đề xuất tối đa 4 giải pháp liên quan nhất

Bước 4: Thảo luận và sắp xếp các giải pháp theo thứ tự hiệu quả giảm dần.

2.4. Biểu đồ ma trận (Matrix Diagram)

Mô hình ma trận bao gồm hai chiều hàng và cột để thể hiện mối quan hệ tương quan mạnh mẽ của một hay nhiều thông tin thông qua các hoạt động xác định, phân tích và đánh giá tỷ lệ liên quan.

Lợi ích của biểu đồ ma trận

• Cập nhật dữ liệu ở dạng số liệu dựa trên thông tin thực tế, do đó, Ban Quản trị có thể ra ý kiến một cách nhanh chóng và chính xác ngay khi có vấn đề xảy ra.
• Thông qua biểu đồ ma trận, doanh nghiệp có thể thấy rõ các yếu tố khác nhau của trạng thái cũng như cấu trúc chung của vấn đề một cách rõ ràng.

Cách áp dụng biểu đồ ma trận

Dưới đây là cách áp dụng của ma trận dạng L: được sử dụng để đánh giá chiến lược và phân công trách nhiệm.

Bước 1: Xác định trục tung của biểu đồ thông qua việc ghi lại các biện pháp ở mức cuối cùng từ biểu đồ cây vào mép bên trái.

Bước 2: Ghi lại chi tiết thông tin bao gồm tính hiệu quả, tính thực thi và đưa lên trục hoành.

Bước 3: Xác định trục hoành thông qua đánh giá các thông tin kể trên và viết tên của chúng dọc theo trục hoành bên cạnh các nội dung đánh giá. Gọi cột này là cột trách nhiệm

Bước 4: Xác định các đường trục hoành và trục tung của ma trận

Bước 5: Kiểm tra các ô được tạo thành và vẽ các biểu tượng phù hợp theo danh mục sau:

Hiệu quả	O: Tốt	Δ: Thỏa mãn	X:Không
Năng lực thực tế	O: Tốt	Δ: Thỏa mãn	X:Không

Bước 6: Lưu ý các ô dưới cột trách nhiệm và vẽ vòng tròn đúp và vòng tròn đơn để xác định trách nhiệm chính cũng như trách nhiệm thứ yếu

Bước 7: Chú thích biểu tượng sử dụng và các thông tin cần thiết khác.

2.5. Phân tích dữ liệu ma trận (Matrix Data Analytic)

Phân tích dữ liệu ma trận là kĩ thuật phân tích loại dữ liệu đã sẵn có bằng phương pháp ma trận. Theo đó, người ta sẽ sử dụng để so sánh cặp của các yếu tố với những tiêu chí đánh giá được tạo nên trước đó

Lợi ích của phân tích dữ liệu ma trận

Biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận cho phép doanh nghiệp có thể tìm ra mức độ ưu tiên cho các giải pháp khi tiến hành thực hiện mục tiêu đề ra trước đó.

Cách áp dụng phân tích dữ liệu ma trận

Bước 1: Xác định các hạng mục sẽ sử dụng trong phân tích dữ liệu ma trận.

Bước 2: Xác định đơn vị đánh giá cụ thể cho trục tung và trục hoành của biểu đồ.

Bước 3: Đánh giá các yếu tố được xác định trước đó một cách khách quan, thực tế.

Bước 4: Vẽ biểu đồ.

Bước 5: Làm rõ các mấu chốt bằng cách liên kết chúng lại với nhau thành một vòng.

Bước 6: Diễn giải chi tiết biểu đồ và xây dựng biện pháp dựa trên kết quả đưa ra.

2.6. Sơ đồ mũi tên (Arrow Diagram)

Đây là loại biểu đồ vạch thời gian biểu bao gồm các mạng mũi tên và các nút. Các kí hiệu này thể hiện mối quan hệ mật thiết giữa các nhiệm vụ mà doanh nghiệp cần phải thực hiện kế hoạch.

Lợi ích của sơ đồ mũi tên

• Biểu đồ hình mũi tên đem lại một bức tranh trực quan về các hoạt động cần triển khai trong việc xây dựng một luồng thông tin đầy đủ về dự án.
• Ngoài ra, với sơ đề trên, doanh nghiệp có thể hiểu và quản lý công việc một cách toàn diện thông qua việc chia nhỏ các hoạt động và sắp xếp chúng theo thứ tự triển khai hợp lí.

Cách áp dụng sơ đồ mũi tên

Bước 1: Xác định mục tiêu của biểu đồ mũi tên: chiến lược quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần thực hiện.

Bước 2: Xác định các yêu cầu bắt buộc đối với mục tiêu kể trên.

Bước 3: Thảo luận về từng yêu cầu cụ thể và lập danh mục tất cả các hoạt động cần thiết.

Bước 4: Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động kể trên. Để triển khai biểu đồ mũi tên đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ thời gian thực hiện cho từng công việc. Lưu ý, đối với những hoạt động mang tính trùng lặp hoặc không cần thiết cần được loại bỏ, tránh việc lãng phí thời gian thực hiện.

Bước 5: Nối mạng lưới công việc và sắp xếp chúng theo đường thẳng cũng như đặt các vòng nút phân tách giữa chúng. Tại đây, doanh nghiệp cần đánh số các nút theo thứ tự từ trái qua phải và điền thông tin cần thiết khác vào biểu đồ.

2.7. Biểu đồ quá trình ra quyết định (Process Decision Program Chart)

PDPC (Process Decision Program Chart) là biểu đồ hỗ trợ cho việc ra quyết định và giải quyết vấn đề thông qua việc dự báo và lập kế hoạch cho các sự kiện có thể xảy đến trong tương lai.

Lợi ích của biểu đồ quá trình ra quyết định

Thông qua biểu đồ, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch thông qua các dự báo có thể diễn ra. Có thể thấy, các sự cố bất ngờ thường dẫn đến hàng loạt các biến cố nghiêm trọng. Do vậy, một công cụ phòng ngừa những vấn đề không dự đoán trước sẽ giúp doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu mong muốn.

Cách áp dụng biểu đồ quá trình ra quyết định

Bước 1: Xác định các biểu tượng sẽ được sử dụng trong biểu đồ. Theo đó, mọi biểu tượng đều có tên và ý nghĩa riêng.

Bước 2: Sắp xếp và thống nhất sự xuất hiện của thông tin trong biểu đồ theo trình tự nhất định: từ trên xuống hoặc từ trái qua phải.

Bước 3: Thông qua trình tự sự việc xảy ra, điều chỉnh vòng lặp trên biểu đồ thông qua việc chuyển hướng của các mũi tên và quay về ban đầu hoặc bước trung gian.

Bước 4: Lặp lại quy trình trên nếu cần thiết.

PHÂN BIỆT 7 CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG MỚI VÀ 7 CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CŨ

Điểm khác biệt	7 công cụ quản lý chất lượng mới (N7)	7 công cụ quản lý chất lượng cũ (7 Basic QC Tools)
Mục đích	Sử dụng để phân tích, giải quyết những thông tin/vấn đề Không mang tính định lượng	Sử dụng để phân tích, giải quyết những thông tin/vấn đề mang tính định lượng
Phương pháp thực hiện	Sử dụng phương pháp diễn giải, phi định lượng trong sản xuất;	Sử dụng phương pháp thống kê và trực quan hóa thông qua các đồ thị, tính toán và đo lường bằng số liệu
Bản chất	Là những công cụ mang tính chiến lược, định hướng	Là những công cụ mang tính chiến thuật, đo lường
Điểm mạnh	Đây là những công cụ kết hợp giữa diễn giải và số liệu, thường được sử dụng trong trường hợp: – Tìm nguyên nhân gốc rễ – Xác định mức độ ưu tiên, đề ra mục đích và lập lịch thực hiện – Sáng tạo ý tưởng mới	Là công cụ được tính toán, đo lường bằng số liệu nên phản ánh sự chính xác, logic cao. Nhân viên dễ dàng thực hiện, theo dõi và thực thi (so với lời diễn giải)